女子學編輯室：
「要做的事太多了，時間根本就不夠用！」
如果你覺得這聽起來很熟悉，別沮喪，不是只有你這樣。
不論你喜歡或討厭自己的工作，多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。許多談時間管理的書籍、專家都試圖幫助我們花更少時間做更多事，我們追求以最快、最有效率的方法工作，落入了「效率陷阱」中：強迫自己長時間、不間斷地工作；如果有部屬的話，也要求他們這麼做。結果在一天結束時，我們感受到的不是成就感，而是窒息感。—哥倫比亞大學心理學博士喬許．戴維斯（以下摘錄自《每天最重要的 2 小時(暢銷新版)》一書）
比別人更賣力，可能不是最好的辦法
我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中，總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上，設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且，若是我們有部屬，也會試圖讓他們這麼做，盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家，甚至整間顧問公司都接下這個挑戰，幫助我們「花更少時間做更多事」。
誠如我那個任職於《財富》一千大（Fortune 1000）企業主管的哥哥所言： 「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎，但是一天終了時，努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡，我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」
也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事，因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯，把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來，確實是有助益的做法，但這個建議仍有令人沮喪之處：縱使我們這麼做，待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。〈延伸閱讀：執行工作項目如何事半功倍？確認上司交付工作的「目標與執行準則」，維持滿分的效率〉
有些是要緊事，因為它們會影響到我們的關係；有些事則是長期拖延不做的話，會害我們被炒魷魚；另外，還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成，不能因為其他重要事項就逃避、耽擱，不去完成。雖然這些事不是最重要的，但如果在下班回家前還沒有做好，我們有可能會感到焦慮不安。當然，如果不理會某些問題，它們最後有可能會自動消失，所以放手不理反而比較好。
可惜的是，很多事情和工作，我們都無法免除責任，終究必須完成。如果真正的問題只是缺乏效率，那麼我們多數人，包括我那些很有成就的客戶在內，現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具，協助管理時間、安排待辦事項的先後順序，就可以抒解日常工作的壓力。
但重要因素並非只有數量與能力，即使用最有效率的方法工作，我們可能還是會覺得不滿意，結果在一天結束時，許多人感受到的不是成就感，而是窒息感。〈延伸閱讀：桌面越亂做事越沒效率？做好這 4 點，告別拖拖拉拉的軟爛性格〉
幸好，我們想要的並非達不到。我認識的成功人士，多數都想要達到兩個境界：其一，他們想擺脫失控感；其二，他們想在工作上有優異表現，成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界，一般常見但錯誤的做法，就是不斷地工作，在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對？可以如何改善？
人體不是電腦
在幫助高階主管和專業人士提升效能時，我發現，不論我們在事業階梯上爬到多高，當工作多到難以招架時，我們通常會作出兩種反應。
第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻，企圖讓每一天產生最大效率。
第二種反應是工作更多小時，並且要求部屬也這麼做，企圖讓每一週產生最大效率。
這兩種解方的基本觀念是，為了應付不斷湧進來的工作量，我們應該停止「浪費」時間，設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。持續工作、不中斷休息片刻，這種長時數的工作型態，對電腦或機器來說是好解方，因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多，使用時間愈長，生產力和效率就愈高。
但我們並不是電腦或機器，我們是生物。要求大腦持續執行某種工作，而且要展現出一致的效能水準，就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度，不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉，或是才剛吃飽睡醒等。
人類是生物，生理狀態對我們的思考方式具有影響作用，一些科學家稱此為「體現認知」（embodied cognition），「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官，我們必須了解身體與認知的關連性，才能正確了解認知（任何種類的思考）的運作。〈延伸閱讀：不想做就先別做！4 個克服拖延症的方法，改變自我認知才能提升辦公效率〉
這是什麼意思呢？也就是說，你的身體動作，可能會大大影響你的思考。比方說，當你坐著，把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上，這是很普遍的「高權力姿勢」（power pose）。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量，並降低你的皮質醇分泌量，而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力，表現得像領導人。
此外，你的肢體動作也可能會影響你的心情，進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如，研究顯示，如果你在評估某人時，做出具有敵意的姿勢或動作，例如比出中指等，你更可能會認為此人懷有敵意，因為這個動作提示、激起了敵意。
或者，以學習為例，你在學習時得仰賴記憶，但你的大腦儲存記憶的方式，並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西，神經元得花時間產生結構變化，以使它們在未來更容易彼此活化，而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效，遠不如用多天學習、吸收教材的成效，如果你想長期記得內容的話。
不少研究結果發現，身為生物的我們，運作方式非常不同於電腦或機器，所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過，我們每個人都擁有巨大未開發的潛能，這是電腦和機器不具有的，若是試圖無時無刻展現一致效率，將會阻礙我們發揮這些潛能。
這麼想好了，如果目標是要做一萬個伏地挺身，要是中間不暫停休息一下的話，會很難達成目標。如果一次只做某個數量，分多次做，就能夠做到一萬次。從這個角度來看，大腦很像肌肉，在不當的狀態與條件下持續不停工作，能達成的將會很少；若是能夠創造正確、適當的狀態與條件，大概沒有什麼是我們做不到的。
我從長年的神經科學與心理學研究，以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是，想要真正擁有高生產力，最好拋開對效率的迷思，創造適當的狀態與條件，產生每天展現高效能的兩個小時，完成真正重要的事。
