時間總是不夠用?跳脫「效率陷阱」擺脫工作帶來的窒息感,創造你自己的最佳狀態!

女子學編輯室:

「要做的事太多了,時間根本就不夠用!」
如果你覺得這聽起來很熟悉,別沮喪,不是只有你這樣。

不論你喜歡或討厭自己的工作,多數人每天的工作量已經達到難以負荷的程度。許多談時間管理的書籍、專家都試圖幫助我們花更少時間做更多事,我們追求以最快、最有效率的方法工作,落入了「效率陷阱」中:強迫自己長時間、不間斷地工作;如果有部屬的話,也要求他們這麼做。結果在一天結束時,我們感受到的不是成就感,而是窒息感。—哥倫比亞大學心理學博士喬許.戴維斯(以下摘錄自《每天最重要的 2 小時(暢銷新版)》一書)

比別人更賣力,可能不是最好的辦法

圖片來源:Pexels@Artem Podrez

我一再目睹聰明、認真、努力的人落入「效率陷阱」中,總是嘗試盡可能投入更多時間在工作上,設法抓住並利用一天之中的任何空檔時間。而且,若是我們有部屬,也會試圖讓他們這麼做,盡可能每天擠出更多小時用在工作上。談時間管理的書籍、專家,甚至整間顧問公司都接下這個挑戰,幫助我們「花更少時間做更多事」。

誠如我那個任職於《財富》一千大(Fortune 1000)企業主管的哥哥所言: 「我們全都有一大堆屎要處理。這些都是好屎,但是一天終了時,努力把十磅屎塞進五磅容量的袋子裡,我們還是被一大堆沒有處理好的屎給淹沒。」

也有時間管理專家建議我們先處理最重要的事,因為稍後未必有足夠時間做這些事。沒錯,把真正重要的事和急迫但較不重要的事區別開來,確實是有助益的做法,但這個建議仍有令人沮喪之處:縱使我們這麼做,待辦清單上還是有一堆不是最重要、但仍然得做的事必須處理。〈延伸閱讀:執行工作項目如何事半功倍?確認上司交付工作的「目標與執行準則」,維持滿分的效率

有些是要緊事,因為它們會影響到我們的關係;有些事則是長期拖延不做的話,會害我們被炒魷魚;另外,還有一些事是我們已經同意在截止期限前完成,不能因為其他重要事項就逃避、耽擱,不去完成。雖然這些事不是最重要的,但如果在下班回家前還沒有做好,我們有可能會感到焦慮不安。當然,如果不理會某些問題,它們最後有可能會自動消失,所以放手不理反而比較好。

可惜的是,很多事情和工作,我們都無法免除責任,終究必須完成。如果真正的問題只是缺乏效率,那麼我們多數人,包括我那些很有成就的客戶在內,現在應該都已經解決問題了。因為只要選擇適當的方法和工具,協助管理時間、安排待辦事項的先後順序,就可以抒解日常工作的壓力。

但重要因素並非只有數量與能力,即使用最有效率的方法工作,我們可能還是會覺得不滿意,結果在一天結束時,許多人感受到的不是成就感,而是窒息感。〈延伸閱讀:桌面越亂做事越沒效率?做好這 4 點,告別拖拖拉拉的軟爛性格

幸好,我們想要的並非達不到。我認識的成功人士,多數都想要達到兩個境界:其一,他們想擺脫失控感;其二,他們想在工作上有優異表現,成為所屬領域中的真正高手。為了追求並設法達到這兩種境界,一般常見但錯誤的做法,就是不斷地工作,在已經工作滿載的每一天中擠入更多工作。這種方法有什麼不對?可以如何改善?

人體不是電腦

在幫助高階主管和專業人士提升效能時,我發現,不論我們在事業階梯上爬到多高,當工作多到難以招架時,我們通常會作出兩種反應。

第一種反應是強迫自己持續工作、不中斷休息片刻,企圖讓每一天產生最大效率。

第二種反應是工作更多小時,並且要求部屬也這麼做,企圖讓每一週產生最大效率。

這兩種解方的基本觀念是,為了應付不斷湧進來的工作量,我們應該停止「浪費」時間,設法變得「更有效率」一點。這種觀念源自我們對大腦運作方式的根本誤解。持續工作、不中斷休息片刻,這種長時數的工作型態,對電腦或機器來說是好解方,因為它們不會感到疲累。它們每時每刻的工作品質都差不多,使用時間愈長,生產力和效率就愈高。

但我們並不是電腦或機器,我們是生物。要求大腦持續執行某種工作,而且要展現出一致的效能水準,就如同要求一位跑者不論在什麼境況下都要保持相同速度,不論是短跑或馬拉松、是否禁食一天未眠、有沒有宿醉,或是才剛吃飽睡醒等。

人類是生物,生理狀態對我們的思考方式具有影響作用,一些科學家稱此為「體現認知」(embodied cognition),「體現認知」包含身體影響思考的種種方式。大腦是控管身體其他部位機制的重要器官,我們必須了解身體與認知的關連性,才能正確了解認知(任何種類的思考)的運作。〈延伸閱讀:不想做就先別做!4 個克服拖延症的方法,改變自我認知才能提升辦公效率

這是什麼意思呢?也就是說,你的身體動作,可能會大大影響你的思考。比方說,當你坐著,把雙手墊在頭後、雙腳高抬在桌上,這是很普遍的「高權力姿勢」(power pose)。這種姿勢可能提高你的睪固酮分泌量,並降低你的皮質醇分泌量,而這樣的荷爾蒙組合會使你感覺有權力,表現得像領導人。

此外,你的肢體動作也可能會影響你的心情,進而影響你對他人想法或意圖的解讀。例如,研究顯示,如果你在評估某人時,做出具有敵意的姿勢或動作,例如比出中指等,你更可能會認為此人懷有敵意,因為這個動作提示、激起了敵意。

或者,以學習為例,你在學習時得仰賴記憶,但你的大腦儲存記憶的方式,並不同於電腦安裝軟體或下載檔案的方式。你的記憶是在大腦內形成的東西,神經元得花時間產生結構變化,以使它們在未來更容易彼此活化,而這能夠解釋為何在考試前一晚死背的成效,遠不如用多天學習、吸收教材的成效,如果你想長期記得內容的話。

不少研究結果發現,身為生物的我們,運作方式非常不同於電腦或機器,所以無法做到電腦或機器的效率水準。不過,我們每個人都擁有巨大未開發的潛能,這是電腦和機器不具有的,若是試圖無時無刻展現一致效率,將會阻礙我們發揮這些潛能。

這麼想好了,如果目標是要做一萬個伏地挺身,要是中間不暫停休息一下的話,會很難達成目標。如果一次只做某個數量,分多次做,就能夠做到一萬次。從這個角度來看,大腦很像肌肉,在不當的狀態與條件下持續不停工作,能達成的將會很少;若是能夠創造正確、適當的狀態與條件,大概沒有什麼是我們做不到的

我從長年的神經科學與心理學研究,以及我與高效率且快樂的人共事的經驗中獲得的啟示是,想要真正擁有高生產力,最好拋開對效率的迷思,創造適當的狀態與條件,產生每天展現高效能的兩個小時,完成真正重要的事。

圖片來源:大塊文化

主圖來源:Pexels@Vlada Karpovich

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