告別瞎忙!筆記 4 重點提升工作效率,身心靈不再無止境損耗

常常覺得自己忙得不可開交,「我好忙」幾乎成了口頭禪,但當被問到在忙什麼卻又無法具體回答,仔細檢視工作內容後發現沒有實質的績效,那麼這很有可能就是在「瞎忙」,瞎忙會讓自己身心都處在緊繃混亂的狀態,不只在工作方面表現不佳,對於自身的目標規畫也會雜亂無章,要避免這種狀況,可以從以下 4 個方向開始改善,好好審視究竟是哪個環節出了問題。

1.明確知道事件本質

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最有可能造成瞎忙的問題,很可能是不清楚自己的目標為何,一接到工作就開始埋頭苦幹,因為不確定根本的目標,很容易因為事情的變動就調整了自己的工作內容,長期下來好像都在忙枝尾末節的事情,最初要做的事情一項都沒完成。要改善這個問題,必須先知道事件的本質,知道最根本要解決或處理的問題才能治本。〈延伸閱讀:不想做就先別做!4 個克服拖延症的方法,改變自我認知才能提升辦公效率

2.歸納工作事項

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有時候工作量太大,很容易因為慌張焦慮而亂了手腳,在事務處理上變得零碎,處理的效率也會低落,執行前要先學會抓重點,最好先歸納工作事項,根據輕重緩急來決定處理的先後順序,工作的效率會更高。此外,專注在一件事情上也很重要,如果東做一點、西做一點,可能因為無法專心一致、狀況無法連貫而什麼事情都完成不了。〈延伸閱讀:執行工作項目如何事半功倍?確認上司交付工作的「目標與執行準則」,維持滿分的效率

3.學會拒絕無法執行的項目

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不是遇到困難就直接推卸不做,而是不該什麼事都要攬下來自己做,真的做不來或是不屬於自己的工作項目,就應該和對方說不,一方面是清楚劃分職權,一方面則是讓事件可以交給真正擅長且適合的人執行,不僅事半功倍,也不會拖到完成時間。

4.寫備忘錄或工作日誌

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準備記事本或備忘錄,把每件事情條列式的寫下來,並編列執行的先後順序,完成後可以做記號,事情一項一項完成的感覺也能讓人感覺到成就感,形成一個正向循環。也可以在一天工作結束後,將今天的事項記錄成工作日誌,檢視一下今天哪個部分花費多少時間,是哪裡執行狀況不順、哪裡可以更好,每日自我檢視並改善成效不佳的部分,也能有效提升工作效率。〈延伸閱讀:如何整理歸納出有效的筆記?善用 3 種高效率「筆記法」,打造日常成長知識庫

 

「瞎忙」比「忙在重點上」更容易感到身體的疲憊,因為瞎忙就像無頭馬車,沒有方向、越做越無力,而有重點的忙碌則會伴隨良好的績效與成就感。另外,不要覺得營造出自己很忙碌的樣子就是認真,也不是只有一直在忙才代表自己在職場上的重要性,忙得有效率才是對自己、對工作更重要的。

 

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Yukie You

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