提案好想一次過!善用結論先行的「金字塔原理」簡報溝通法,事半功倍加強「過關率」

「金字塔原理」為麥肯錫管理顧問公司愛用的結構性寫作、簡報、溝通技巧,由芭芭拉·明托(Barbara Minto)所提出。在職場上,若希望時時追求有效率、目的性的工作方式,必須無時不刻不離開金字塔原理的運用,以下兩點統整所謂的金字塔原理究竟為何。

先講結論再分析原因,最後再次帶回結論

圖片來源:《不知道也無妨》劇照

如金字塔構造般,金字塔原理必須結論(頂端)、論點(第二層)、證據(第三層)所構成,並遵循「結論先行、以上整下、歸類分組、邏輯並進」的原則,所謂結論先行、以上整下,意即無論在任何議題的簡報、溝通時,都應先表明所得出的結論,再以結論為中心將論點層層展開,並以證據輔佐論點。〈延伸閱讀:執行工作項目如何事半功倍?確認上司交付工作的「目標與執行準則」,維持滿分的效率

舉個生活化的例子,當和姊妹淘聚會時,若你想表達自己沒那麼愛男友了,但描述的方式卻是「我告訴你們,最近我都提不起禁跟男友約會,不知道自己怎麼了,下班很累只想做自己的事,覺得他很煩…」,講到這,姊妹們可能還無法摸著你究竟想表達什麼議題,是想抱怨上班太累、還是男友很煩?但若使用金字塔原理來描述,焦點便顯著聚焦:「我告訴你們,我最近好像沒那麼愛我男友了(結論),下班只想做自己的事不想跟他約會(論點一),而且對他很厭煩(論點二),所以我覺得自己好像沒那麼愛他了(帶回結論)。」透過簡單的生活化案例,可以發現《金字塔原理》就是一項工具,幫助快速梳理清楚表達邏輯。〈延伸閱讀:5 篇發文價值近 5 億台幣,相信寫作的力量!文筆技巧也同時影響你的口語表達能力

論點間需「MECE(相互獨立、完全窮盡)」

圖片來源:《我要準時下班》劇照

上面說完金字塔需遵循的「結論先行、以上整下」,還包括論點之間的「歸類分組,邏輯並進」,而 MECE 的原則就是建立在此之上誕生。在分類論點與證據時,必須做到相互獨立、完全窮盡,我們在思考原因或結構時,各論點之間沒有互相重疊或不完善之處,以完整支持針對上一層的論點。例如「世界上有哪幾種食物?」若你回答「台灣菜、日本料理、美式料理」這就違反 MECE 的原則,有疏漏並且無法保證相互獨立(墨西哥菜、韓式料理不是世界上的食物?台灣菜、日本料理有沒有相近菜色會重複?),然而倘若是回答「素食、葷食」,便符合 MECE 原則,因為菜色確實非素即葷。〈延伸閱讀:如何整理歸納出有效的筆記?善用 3 種高效率「筆記法」,打造日常成長知識庫

 

金字塔原理對於無論表達、思考、問題解決和演示,都是相當好用的工具,在各場合間加以使用,溝通也會事半功倍哦。

 

主圖來源:《不知道也無妨》劇照

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ANITA CHENG

喜歡自由、自適自在;如果文字是披風,想像力是超能力,我想要當個超人